1) Tenir la comptabilité

2) L'adhésion

3) A faire en fin d'année scolaire

4) Rembourser un·e collègue

5) Ecriture comptable pour un fonds de caisse

6) Reçu pour dons

Retkoop est un logiciel de comptabilité en ligne
créé spécifiquement pour les coopératives OCCE

Présentation vidéo de l'interface

Rappel... N'utilisez pas le bouton retour en arrière de votre navigateur, mais le bouton en bas de page "retour au sommaire"

Quelques messages d'erreurs, leurs significations et la façon de les faire disparaitre. (dans ce document.pdf)

Tenir la comptabilité de la coopérative scolaire

• Les opérations doivent être enregistrées sur le logiciel retkoop régulièrement (sans attendre les relevés bancaires).
• Chaque opération est à ventiler dans les différentes colonnes dépenses (en rose) / recettes (en orange), téléchargez la nomenclature à utiliser (avec des exemples)
  mise à jour en septembre 2026, suite à l'application d'un nouveau règlement en comptabilité. Cette étape est importante pour le compte rendu de fin d'année et les vérifications faites par le commissaire aux comptes.
• Ensuite, avec le relevé bancaire du mois, pointer les opérations qui apparraissent sur celui-ci, laisser les autres lignes non pointées.

• Tutoriel vidéo expliquant comment créer une ligne dans le cahier de comptabilité.
• Modèles de pièces comptables et autres documents utiles ici.

L'adhésion à l'OCCE :

• Tutoriel pdf
• Tutoriel vidéo

A faire en fin d'année :

1. Saisir toutes les écritures correspondant aux dépenses et recettes de l'annéé scolaire (factures avant le 31 août). Il peut rester des écriture non pointées, cela n'empêche pas la clôture du cahier.
   Penser à virer sur le compte bancaire la totalité de l'argent collecté sur la plateforme Assconnect.

2. Clore le cahier de comptabilité (après le 1er septembre)

3. Dans l'onglet "Compte rendu", remplir le compte rendu d'activité, et imprimer le CR financier qui est à archiver pendant 10 ans.

4. Imprimer la page de quitus, à faire signer aux parents et collègues lors de la vérification des comptes.
   Pour la vérification des comptes, préparer les factures et imprimer le cahier de comptabilité en cliquant sur ce bouton en bas du cahier.

5. Enfin, téléverser (en pdf ou jpg) sur retkoop la page de quitus, le relevé du 31 août, et les justificatifs de subvention. Pour les justificatifs de subvention, un seul pdf est accepté, il est nécessaire de fusionner les documents le cas échéant. (et éventuellement de réduire la taille du fichier à l'aide d'un logiciel gratuit en ligne)

Tutoriel vidéo (avec explications de différentes erreurs qui peuvent bloquer la clôture du cahier de compta)

Pas besoin d'envoyer un mail, nous sommes avertis automatiquement par retkoop dès que vous avez réalisé le compte rendu.
Vous recevrez un message quand votre compte rendu sera validé.

Rembourser un·e collègue

• Rembourser après dépense

Pièce comptable à faire signer au collègue lors d'un remboursement (on peut regrouper plusieurs petites dépenses)

• Régie d'avance

Qu’est-ce qu’ une régie d’avance ?

Une régie d’avance est la possibilité légale de déplacer une petite partie des avoirs bancaires de la coopérative scolaire vers le compte personnel d’un enseignant de l’école.

Pour quoi faire ?

C'est un outil qui permet aux collègues (autre que la mandataire) de pouvoir gérer un petit budget pour le fonctionnement quotidien de leurs classes, sans avoir à avancer l’argent.
Par exemple, en maternelle, les enseignants font souvent des petits achats pour faire de la cuisine. Au lieu de demander un remboursement à chaque fois, il peut être décidé en conseil de coopérative que chaque classe reçoive un budget (maximum 150 €).

La régie d'avance ne correspond en aucun cas à un achat unique, mais à des petits achats de moins de 50 €.
Les gros achats doivent être inscrits dans la comptabilité (1 ligne dans retkoop, associée à une facture, et une colonne de ventilation). Soit l'enseignant avance les frais, puis se fait rembourser par la coopérative, soit la coop paie directement la facture.

Fonctionnement / Comptabilité dans retkoop (Penser à utiliser le cahier à fond jaune, visualisation classique)

Dès que cette régie d’avance est placée sur le compte de l’enseignant, il s’engage (avec ce formulaire) à tenir une mini-comptabilité sur un support annexe (petit cahier par exemple), garder la trace de chacun de ses achats (tickets de caisse en particulier, factures et éventuellement un justificatif pour un achat sans ticket)

Dans le cahier de comptabilité retkoop : Créer une ligne "régie d'avance Mme Dupont versée", somme à indiquer dans "versé" et en sortie de banque, à ne pas ventiler (opération interne car l'argent n'est pas encore dépensé).

Bien entendu, ces achats sont destinés à des activités éducatives (petites dépenses) et devront être intégrées dans la comptabilité de la coopérative scolaire.

Avant la fin d’année scolaire, tous les reliquats de régies d’avances doivent être restitués à la coopérative de l’école afin que le bilan de celle-ci puisse être établi. Les régies d’avances doivent donc être à zéro en fin d’exercice comptable.

Dans le cahier de compta : Attention ! Utiliser la visualisation classique du cahier à fond jaune ou le mode plein écran
Créer une ligne "régie d'avance Mme Dupont expliquée", somme à indiquer dans "retourné ou expliqué", puis ventiler en dépenses éducatives.
Si tout n'est pas dépensé, créer également une ligne "régie d'avance Mme Dupont retournée", somme à indiquer dans "retourné ou expliqué" et en entrée de banque, non ventilée (opération interne).

5) Ecriture comptable pour un fonds de caisse

6) Reçu pour dons

Lien réglementation : https://www.economie.gouv.fr/particuliers/prelevement-a-la-source-reductions-fiscales-dons-associations
Pour être éligible, le don doit être consenti à titre gratuit, sans contrepartie directe ou indirecte, au profit de la personne qui l’effectue. (Pas de publicité, banderole ou distribution d'objets, les parents d'élèves ne peuvent prétendre à cette défiscalisation. Un lien de parenté, ou de tutelle, entre un élève et une personne versant de l’argent à l’OCCE induit une contrepartie puisque l’élève bénéficie des actions de l’OCCE.)

Vous ne pouvez pas réaliser le document de reçu pour dons, envoyez nous (par mail à occe21.secretariat@gmail.com) :
- la copie du chèque ou autre justificatif de paiment
- ce document rempli : don d'entreprise - don de particulier

et nous réaliserons le CERFA.

Si vous utilisez la trousse à projet, les entreprises peuvent demander elles-mêmes les reçus pour dons sur la plateforme.