Tout d'abord, n'hésitez pas à nous appeler si besoin.
Possibilité de prévoir une réunion le midi / en fin de journée sur une école ou en regroupant quelques écoles sur un secteur. Contenu : Information sur la fonctionnement, création de vos accès et de premiers formulaires et des mots parents associés. Compter 1h à 2h suivant ce que vous voulez préparer pour l'année.

Asso connect est une entreprise créée en 2024, au service de tout type d'association (petites et grandes). Cette entreprise compte actuellement 70 salariés, et 40 000 associations adhérentes, dont à ce jour 30 associations départementales OCCE.

1) Pourquoi utiliser asso connect ?

2) Comment utiliser la plateforme ?

3) Conseils, tutoriels et modèle de mots

4) Certifier le compte de la coopérative (étape obligatoire pour récupérer l'argent)

1) Pourquoi utiliser asso connect ?

Cet outil permet de collecter les dons des parents par carte bancaire, ainsi que toutes les informations relatives aux paiements.
Les fonds collectés sont ensuite tranférés sur le compte de la coopérative.

L’utilisation d’Assoconnect vous permettra :
* de satisfaire tous les parents qui privilégient le paiement par carte, par une interface sécurisée,
* d'éviter la circulation d’argent à l’école
* d'éviter les chèques (plus d'impayés, d'erreurs avec l'enregistrement de l'automate, et de déplacement à la banque)
* de simplifier la gestion des paiements par tous les collègues, et tout particulièrement le mandataire (moins de monnaie, de risques de vol, de perte de courriers, d’erreurs bancaires et d’écritures comptables !)
Tout en garantissant une totale sécurité aux parents.

Ce service est gratuit pour la coopérative. Par contre pour permettre cela, un système de pourboire est proposé au moment du paiement. Le montant est libre. (bien préciser aux parents, voir exemple de communication plus bas)

La prise en main de l’outil est simple et nous sommes à vos côtés pour vous accompagner.

2) Comment utiliser asso connect ?

Pour demander votre accès à Assoconnect, envoyez un mail à OCCE21.secretariat@gmail.com (en indiquant votre nom, le RNE de l'école, et l'adresse mail que vous voulez utiliser pour assoconnect (par exemple celle de l'école ou du mandataire).

Vous pouvez être plusieurs à utiliser la plateforme, cette mission n'est pas dédiée au mandataire. Dans ce cas, vous avez deux choix :

- soit utiliser la boite mail de l'école pour tous les enseignants

- soit utiliser l'adresse académique du mandataire pour l'accès principal (qui a accès à la possibilité de virer l'argent collecté sur le compte de la coop), puis celui-ci pourra créer d'autres accès à ses collègues, ou un accès commun à tous les collègues en leur attribuant seulement le pouvoir de créer des formulaires et consulter la communauté. (Nous contacter pour cela, on vous expliquera ou suivre ce tutoriel)

Un e-mail sera envoyé sur la boite mail pour que puissiez générer un mot de passe.

Ensuite, vous pourrez dès lors créer un formulaire de collecte, et demander la certification du compte de la coopérative en téléversant un RIB récent.

3) Conseils et tutoriels

• Visio de formation par Assoconnect (du 6 janvier),

Voici les différents moments :

- début : présentation de l'entreprise, et des services proposés pour les coopératives

- 12 min30s : présentation de la plateforme et de l'aide

- 15min30s : les 5 étapes de création d'un formulaire de don

- 20min : ce que voient les parents

- 24min30s : questions-réponses des participants

A savoir qu'il est présenté la possibilité d'utiliser le service "tap to pay", c'est à dire la possibilité d'utilisr un smartphone comme un terminal de paiement.

• Créer un formulaire de collecte

1^ère étape :

titre, photo école ou illustration, description (=mot cahier ou mail)

Pensez à avoir dans votre ordinateur une image correspondant à votre école (logo, photo cour, entrée) - taille recommandée : 1200x628 pxl

Dernière étape (diffusion) :

Un lien et un QR code sont générés, et vous pouvez les copier ou enregistrer sur votre ordinateur.
Pour les communications papier, privilégier le qr code + un lien raccourci (grace à l'application en ligne "raccourcisseur.apps.education". C'est un service numérique de l'éducation nationale accessible avec votre adresse académique

Tutoriel vidéo pour diffuser le formulaire en ligne par QR code

Les 3 types de formulaires

Dons (avec option montant libre)

Tuto vidéo pour les contributions à la coop

Lors de l'étape 3, penser à cocher "collecter plus d'info sur la personne". Demander le NOM prénom et la classe du 1er enfant (Cocher obligatoire), puis cocher les mêmes informations en facultatif pour les autres enfants.
Cela vous permettra de faire le point sur les familles qui ont donné ou pas. Vous pouvez regarder en direct ou alors extraire un tableur, puis utiliser "filtrer" dans la colonne "classe".

Un exemple de formulaire : occe-21.assoconnect.com/collect/description/719424-x-participation-des-familles-a-la-cooperative

Mots parents : fichier.doc

Si vous désirez utiliser la plateforme pour collecter des dons de particuliers ou entreprises afin de financer un projet (comme il est possible de la faire sur la Trousse à projet), contactez-nous, nous vous accompagnerons et ensuite nous pouvons ensuite vous établir des "reçus pour dons" (document CERFA) afin que les donateurs puissent déduire une partie de leur don sur leurs impôts.

Les événements (sorties, voyages, projet de résidence...)

Il existe un certains nombre de paramétrages avancés pour ce formulaire (paiement en plusieurs fois, billeterie même si l'entrée est gratuite-cela peut permettre de filtrer des entrées).

Pour un cas simple de financement d'une sortie pour une classe : Il suffit de paramétrer un tarif, puis le NOM de l'enfant. (donnée obligatoire par défaut - Attention, si les parents sont déjà enregistrés sur assoconnect, c'est leur nom qui s'affichera par défaut dans "nom du participant" - Bien leur dire d'indiquer l'enfant dans "nom du participant" ou alors demander à nouveau le nom de l'enfant en étape 3, "collecter plus d'informations sur la personne")

Exemple de formulaire pour le repas des CM2 au collège : occe-21.assoconnect.com/collect/description/720104-e-visite-college-repas

Voici plusieurs exemples de mots pour une sortie (au format word)

Remarques :

- Pour les sorties, certaines coopératives proposent un montant libre (par ex : La coopérative finance la sortie mais aurait besoin d'une participation des parents entre 5 et 10€) Dans ce cas, vous devez utiliser le formulaire type "don"

- Si la sortie s'adresse à plusieurs classes, demander nom et classe à l'étape 3. (donnée obligatoire pour le 1er enfant, puis facultative pour les autres)

- Dès un tarif créé, vous avez aussi la possibilité de créer un sous tarif (une option) ou une réponse libre associée à ce tarif (nom de l'enfant, un numéro, autre)

- Possibilité de créer une billeterie en ligne (entrée payante ou gratuite - présentation d'un QR code à l'entrée pour filtrer les spectateurs)
Consulter un formulaire d'exemple - tutoriel vidéo

Vente de photo - vente de tickets pour tombola, kermesse

Le type de formulaire 'vente" permet de commander plusieurs fois le même produit (bien utile pour les tickets de kermesse par exemple)

Voici un exemple pour les photos : formulaire_photo-de-classe - mini tutoriel avec un exemple de l'étape 2 de la création (tarifs)- mot pour les familles

Tutoriel vidéo pour vendre les photos scolaires

4) Certifier le compte de la coopérative

A faire dès que vous aurez créé votre premier formulaire.

Certifier le compte bancaire : Tutoriel pour ajouter le compte en banque de votre coopérative et demander la certification (Utiliser un RIB récent car les libellés ont pu changer suite aux mises à jour récentes au crédit mutuel, vous le trouverez dans un chéquier récent, ou sur l'accès banque à distance, sinon nous demander.)

• Scanner votre RIB et enregistrez-le dans votre ordinateur
• Sur la plateforme : cliquer sur "Paiements" - "compte en ligne" - "mes comptes en banque" - "+ ajouter un compte en banque"
• Nom du compte en banque : compte de la coop de...
  Titulaire : ce qui apparit sur votre IBAN en première ligne
  IBAN, BIC, NOM de la banque : recopier exactement ce qui apparait sur l'IBAN.

Si le compte est refusé lors de la certification, pas d'inquiétude : voici un rapide tutoriel pour demander de l'aide. Il sera accepté manuellement par l'équipe technique. (Préciser que c'est bien votre RIB mais que votre libellé de comptes a été changé récemment par la banque CM)