Office central de la Coopération à l'Ecole - Association Départementale OCCE21

Comptabilité en ligne

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Lettre info reprenant ce qu'il faut faire en fin d'exercice ... Téléchargez-la !
1) Guide pour l'utilisation du cahier de comptabilité
2) Guide pour les adhésions
3) Guide pour les opérations de fin d'année
4) guide pour les régies d'avance

Retkoop est un logiciel de comptabilité en ligne
créé spécifiquement pour les coopératives OCCE

Présentation vidéo de l'interface

Petit rappel... N'utilisez pas le bouton retour en arrière de votre navigateur, mais le bouton en bas de page "retour au sommaire"

Quelques messages d'erreurs, leurs significations et la façon de les faire disparaitre. (pdf)

Guide pour l'utilisation du cahier de comptabilitémémento des ventilations

  • Mémento pour la ventilation de chaque opération dans les différentes colonnes dépenses (en rose) / recettes (en orange)
    mis à jour en septembre 2025, suite à l'application d'un nouveau règlement en comptabilité.
  • Tutoriel vidéo expliquant comment créer une ligne dans le cahier de comptabilité
  • modèles de pièces comptables et autres documents utiles ici

Guide pour les adhésions :

Guide pour les opérations de fin d'année :

  • lettre info reprenant ce qu'il faut faire en fin d'exercice ... ici
  • tutoriel vidéo (avec explications de différentes erreurs qui peuvent bloquer la clôture du cahier de compta)

Guide pour la saisie des comptes rendus annuels :

1. Penser d'abord à clôre votre cahier de comptabilité.
2. Dans l'onglet "Compte rendu", remplir le compte rendu d'activité, et imprimer le CR financier qui est à archiver pendant 10 ans.
3. Imprimer la page de quitus, à faire signer aux parents et collègues lors de la vérification des comptes.
Pour la vérification des comptes, préparer les factures et imprimer le cahier de comptabilité en cliquant sur ce bouton en bas du cahier :"version imprimable"


4. Enfin, télécharger (en pdf) sur retkoop la page de quitus, le relevé du 31 août, et les justificatifs de subvention. Pour les justificatifs de subvention, un seul pdf est accepté, il est nécessaire de fusionner les documents le cas échéant.

Pas besoin d'envoyer un mail, nous sommes avertis automatiquement par retkoop dès que vous avez réalisé compte rendu.
Vous recevrez un message quand votre compte rendu sera validé.

Les régies d'avance :

Qu’est-ce qu’ une régie d’avance ?

Une régie d’avance est la possibilité légale de déplacer une petite partie des avoirs bancaires de la coopérative scolaire vers le compte personnel d’un enseignant de l’école.

Pour quoi faire ?

C'est un outil qui permet aux collègues (autre que la mandataire) de pouvoir gérer un petit budget pour le fonctionnement quotidien de leurs classes, sans avoir à avancer l’argent.
Par exemple, en maternelle, les enseignants font souvent des petits achats pour faire de la cuisine. Au lieu de demander un remboursement à chaque fois, il peut être décidé en conseil de coopérative que chaque classe reçoive un budget (maximum 150 €).

La régie d'avance ne correspond en aucun cas à un achat unique, mais à des petits achats de moins de 50 €.
Les gros achats doivent être inscrits dans la comptabilité (1 ligne dans retkoop, associée à une facture, et une colonne de ventilation). Soit l'enseignant avance les frais, puis se fait rembourser par la coopérative, soit la coop paie directement la facture.

Fonctionnement / Comptabilité dans retkoop (Penser à utiliser le cahier à fond jaune, visualisation classique)

Dès que cette régie d’avance est placée sur le compte de l’enseignant, il s’engage (avec ce formulaire) à tenir une mini-comptabilité sur un support annexe (petit cahier par exemple), garder la trace de chacun de ses achats (tickets de caisse en particulier, factures et éventuellement un justificatif pour un achat sans ticket)

Dans le cahier de comptabilité retkoop : Créer une ligne "régie d'avance Mme Dupont versée", somme en colonne I et en sortie de banque, à ne pas ventiler (opération interne car l'argent n'est pas encore dépensé).

Bien entendu, ces achats sont destinés à des activités éducatives (petites dépenses) et devront être intégrées dans la comptabilité de la coopérative scolaire.

En fin d’année scolaire, tous les reliquats de régies d’avances doivent être restitués à la coopérative de l’école afin que le bilan de celle-ci puisse être établi. Les régies d’avances doivent donc être à zéro en fin d’exercice comptable.

Dans le cahier de compta : Attention ! Utiliser la visualisation classique du cahier à fond jaune.
Créer une ligne "régie d'avance Mme Dupont expliquée", somme en colonne J, puis ventiler en dépense éducatives.
Si tout n'est pas dépensé, Créer également une ligne "régie d'avance Mme Dupont retournée", somme en colonne J, et en entrée de banque, non ventilée (opération interne).