Les documents utiles pour la gestion de votre coopérative.

NB : Toutes les pièces comptables doivent être conservée 10 ans.

Documentation

• Documentation à imprimer (qu'est-ce qu'une coop ? Que financer avec la coop ? droits et devoirs du mandataire)
• Droits et devoirs du mandataire
• Petit lexique comptabilité mandataire (petit lexique comptabilité)
• Le changement de mandataire : formulaire à remplir et renvoyer à l'AD21 (Vous pouvez remplir le pdf directement sur l'ordinateur)
• Les adhésions : guide pour la saisie sur Retkoop.
• Modèle communication pour la demande de participation aux familles

Modèles de pièces justificatives pour la comptabilité de l'année

Inscrire un numéro en haut à droite de chacune et le reporter dans la colonne "PJ" du cahier de Retkoop. Il est également possible de les téléverser dans retkoop. (Très recommandé pour les achats de biens durables qui pourraient bénéficier d'une indemnisation de l'assurance)

• Pièce comptable pour toutes les dépenses ou recettes (modèle à imprimer et agrafer à vos factures ou informations à recopier sur vos fatures ou feuille blanche sur laquelle la pièce sera collée.).
  Les pièces sont à organiser dans une classeur ou cahier, dans l'ordre des numéros de pièces.
  Certain·es utilisent 2 couleurs de feuilles pour différencier recettes et dépenses. Vous pouvez aussi utiliser des intercalaires : un pour les dépenses, une pour les recettes et un pour les relevés bancaires.
• Pour les dépenses engagées par les collègues, 2 solutions :
  • les régies d'avance (pour les petites dépenses) : document servant de pièce justificative lorsque le mandataire remet à un enseignant un chèque de la coopérative que ce dernier encaisse sur son compte personnel
  • pour rembourser un·e collègue de plusieurs petites dépenses ou d'une dépenses associée à un projet précis : modèle à télécharger
  • justificatif de dépense exceptionnelle sans ticket (vide grenier)
• Recettes :
  • Liste des recettes par chèques ou espèces : pièce comptable téléchargeable au format excel ou pdf (non obligatoire pour votre cahier de comptabilité, seul le bordereau de dépôt est obligatoire sur la pièce comptable, mais cela peut être utile si besoin de réaliser une réclamation à la banque)
  • Argent liquide - relevé d'espèce : pièce comptable au format excel ou pdf ; arrêté de caisse à remplir également sur retkoop
• Dons à la coopérative , demande de reçu pour don, c'est l'OCCE 21 qui établit les reçus pour dons, nous envoyer les documents demandés dans le lien précédent.
• Reçu à donner aux parents (par exemple demandé par des comités d'entreprise pour les voyages) tétécharger au format pdf - word

Le compte rendu fiancier : Il se fait automatiquement dans retkoop.

1. Penser d'abord à clôre votre cahier de comptabilité.

2. Dans l'onglet "Compte rendu", remplir le compte rendu d'activité, et enfin imprimer le CR financier qui est à archiver pendant 10 ans.

3. Imprimer la page de quitus, à faire signer aux parents et collègues lors de la vérification des comptes.

4. Enfin, télécharger (en pdf) sur retkoop la page de quitus, le relevé d'aout, et les justificatifs de subvention. (Inutile de doubler d'un email)

Nous sommes avertis automatiquement et vous recevrez un message dès que votre compte rendu sera validé.

Assurance (voir article dédié)

La SACEM (voir article dédié)

SIRET

L’association départementale OCCE de la Côte d'or, « personnalité morale », possède un numéro d’immatriculation Siren et Siret. Ces numéros prouvent son existence légale et la domiciliation de son siège.

Une coopérative scolaire affiliée à l’OCCE est désignée comme une « section locale » de l’OCCE 21. Chaque coopérative a un numéro de SIRET secondaire qui lui est propre.

Où trouver ce numéro de SIRET et l'avis de situation ? - A quoi peut-il vous servir ? Retrouvez toutes les informations dans ce document.