• Fête des écoles

• Un événement écoresponsable ?

• Tombolas, loteries

• SACEM

• Buvette

• Fond de caisse

Fête des écoles

L’organisation d’une fête des écoles ou d’une kermesse nécessite le respect d’un certain nombre d’obligations légales. En matière de surveillance, les enfants seront placés comme à l’ordinaire sous la responsabilité des enseignants pendant le temps scolaire, ainsi que pendant la préparation et le déroulement du spectacle. Hors temps scolaire, les enfants seront sous la responsabilité de leurs parents. Les ATSEM seront placées sous l’autorité du directeur d’école pendant le temps scolaire. En dehors du temps scolaire, il n’est pas possible de leur imposer un service.

Du point de vue assurance, ces manifestations sont couvertes par le contrat, les adultes bénévoles (enseignants, ATSEM et parents) ainsi que les enfants sont assurés.

Si la fête de l’école ou la kermesse est organisée par l’Association départementale OCCE, elle reste sous sa responsabilité. Les recettes perçues seront gérées par la coopérative scolaire OCCE, sous le visa de l’Association départementale OCCE, qui est seule habilitée juridiquement à acquérir et à posséder des biens dans l’école. Les biens acquis sur ces fonds seront la propriété de la coopérative scolaire OCCE et non de l’école.

Fiche juridique (juin 2022)

Règlementation et formalités administratives

Modèle de demande d'occupation des locaux

Modèle de convention d'occupation des locaux

Demande d'ouverture d'un débit de boisson (boissons non alcoolisées. Se renseigner auprès de votre mairie s'ils ont besoin de cette demande écrite)

Vente de gâteaux fabriqué à l'école ou par les parents d'élèves

rappel des pécautions à prendre dans ce document (reprenant les points importants de la circulaire n°2002-004 DU 3-1-2002)

Après la manifestation...

• Compter l'argent en présence de parents le plus rapidement possible après la Kermesse (par ex avec ce document), et remplir l'arrêté de caisse sur retkoop si vous ne déposez pas tout de suite l'argent à la banque (en bas du cahier de comptabilité)
  Ne pas oublier de soustraire le fonds de caisse.

• Ne pas oublier les partenaires, les bénévoles qui ont avancé de l'argent, les factures impayées.

• Faire un état des lieux, informer l'OCCE, la municipalité, l'assureur de tout problème.

Un événement écoresponsable

Quelques point de vigilance

• Limiter le jetable (emballages et contenants)
  - Gobelets réutilisables : le conseil départemental prête des gobelets réutilisables : https://gestesdor.cotedor.fr/services/comment-emprunter-des-gobelets-lavables/
  Une commande groupée pour équiper plusieurs écoles en gobelets est possible, contactez-nous si besoin.
  - Privilégier les grandes bouteilles pour les boissons
  - Possibilité de s'équiper en assiettes réutilisables (assiettes plastiques lavables/ achat dans une recyclerie/ chacun peut apporter son contenant en prévoyant un sac pour rapporter sa vaisselle sale...)
• Vaisselle lavée au lave-vaisselle pour éviter une surconsommation d'eau dans le petit évier de l'école.
• Réduction des déchets en diminuant le plastique
  Optimiser le tri sélectif 
• Lots : pour limiter les petits lots éphémères, contenus dans une pochette plastique... On peut par exemple proposer de récolter des points à chaque stand, qui seront échangeable avec un plus gros lot ...acheté ou donné (Chacun pourrait trouver un jouet qu'il n'utilise plus chez lui ...et en bon état.)
• Equipez-vous de jeux durables lorsqu'ils sont à renouveler. Contacter les écoles alentours pour le prêt de jeux en bois.

Impliquez les élèves et les parents dans cette réflexion !

Pour aller plus loin...et pourquoi pas demander le label E3D ?

Tombolas et loteries

Lien vers service public (point règlementation) - Une demande d'autorisation doit être faite auprès du maire de votre commune.

Règlementations et quelques conseils pour l'organisation

SACEM

Voici un extrait des Règles générales d'autorisation et de tarification (en intégralité ici) s'appliquent aux diffusions musicales données dans les écoles maternelles et élémentaires (hors cadre pédagogique (voir paragraphe suivant))

Les diffusions musicales, réalisées au moyen de tout appareil (CD, mp3, télévision…) et/ou avec le concours d’artistes-interprètes, peuvent être de natures diverses allant de la simple sonorisation de locaux, évènements ou activités, à des animations en musique telles que concerts, spectacles divers… Et notamment à l’occasion de manifestations festives (kermesse, goûter, spectacle de fin d’année…), étant entendu :
- que ces évènements doivent être à destination et/ou avec la participation des enfants (est par exemple exclu un repas dansant organisé par les parents d’élèves afin de récolter des fonds pour un voyage) ;
- que toutes les éventuelles recettes doivent être réalisées dans un cadre non lucratif et servir à la poursuite des activités de l'établissement,

Lorsque les diffusions musicales sont données, dans le cadre des activités de la structure, dans des bâtiments mis à la disposition par la collectivité locale et adjacents aux établissements concernés (salle des fêtes, gymnase, foyer, bibliothèque…), ces diffusions sont incluses dans le présent barème. Lorsque les diffusions musicales sont données avec le concours d’artistes-interprètes, le budget artistique (*) correspondant ne peut être supérieur à 650 € par manifestation.

(*) Budget artistique : le budget artistique est constitué des salaires/cachets des personnels artistiques (y compris le personnel technico-artistique), toutes charges attenantes aux rémunérations citées précédemment, toute valorisation venant en contrepartie de la prestation artistique.

Trois possibilités pour s'affranchir des droits SACEM : 

1.  l'offre un an de musique à l'école (69,11€ HT), déclaration à effectuer en ligne ici
   Ce forfait est intéressant à partir de deux événements organisés dans l'année et est valable pour tous les événements dans l'enceinte de l'école. Tous les renseignement sur cette page : https://clients.sacem.fr...

Attention, ce forfait est valable pour une année civile.

Soyez également attentif à ne pas cocher la reconduite tacite afin d'éviter d'engager votre coopérative pour plus d'une année.

2.  La possibilité de déclarer une manifestation pour un tarif autour de 50€ pour les "spectacles vivants"(chorale, danse), ou un peu plus pour les kermesses avec fond sonore (ici) 
   La SACEM a mis en place un forfait libératoire des droits d'auteurs payables avant une kermesse organisée par une coopérative scolaire ou un foyer coopératif.

L'OCCE, au niveau national, a signé un protocole d'accord avec la SACEM. Ce protocole ouvre droit à une réduction de 12.50 % sur les redevances de droits d'auteurs pour l'ensemble des manifestations organisées par les adhérents de l'OCCE, dans le strict respect des engagements, à savoir :

• déclaration de toutes les manifestations, à la SACEM, quinze jours avant, ce qui permet de bénéficier d'une réduction de 20%. 
  (possibilité de déclarer en ligne www.sacem.fr) ;

• paiement de la redevance demandée dans les délais indiqués.

3. Si cette manifestation est animée par une sonorisation musicale générale avec éventuellement la participation de groupes musicaux locaux ou d'enfants des écoles, le forfait s'applique. À noter : si vous souhaitez, au cours de la fête de l’école, organiser un bal ou un repas dansant, il est nécessaire de contacter votre délégation régionale afin d’obtenir une autorisation adaptée en cliquant ici.

Buvette - débit de boissons : (Article L3334-2)

15 jours avant la manifestation, les coopératives scolaires et foyers coopératifs doivent demander une autorisation auprès de la municipalité.

L'autorisation temporaire d'ouverture d'un débit de boissons est délivrée par le Maire. Elle est dispensée de la déclaration fiscale préalable. Les ventes ne peuvent être autorisées que pour les boissons suivantes : (Article L3321-1)

• 1ère catérgorie : eaux minérales ou gazéifiées, jus de fruits ou de légumes non fermentés ou ne comportant pas, à la suite d'un début de fermentation, de trace d'alcool supérieure à 1.2 degrés, sirops, infusions, lait, café, thé, chocolat ;
• 3ème catégorie : boissons fermentées non distillées : vin, bière, cidre, poiré, hydromel auxquels sont joints les vins doux naturels bénéficiant du régime fiscal des vins ainsi que les crèmes de cassis et les jus de fruits ou de légumes fermentés comportant de 1,2 à 3 degrés d'alcool.

modèle de lettre (format pdf) -  modèle de lettre (fomat modifiable)

Fond de caisse

Si vous avez besoin de demander un fond de caisse à la banque, il vaut mieux prévoir cela 10 jours à l'avance. 
Pour les coop étant au Crédit Mutuel Enseignant, faire la demande auprès de l'agence (crédit mutuel) où vous irez chercher le fond de caisse, et mettre le crédit mutuel enseignant en copie. (Vous pouvez nous l'envoyer et on fera suivre aux bons interlocuteurs.)

Pour la partie comptabilité, indiquer sur Retkoop, le fond de caisse en sortie de banque et entrée de caisse (sur la même ligne) ainsi, pas besoin de ventiler, car ce n'est pas une dépense... et penser à remplir un arrêté de caisse sur retkoop ou avec ce document (clic).