Fêtes, kermesses ou autres événements
Organisateur
L’organisation d’une fête des écoles ou d’une kermesse nécessite le respect d’un certain nombre d’obligations légales. En matière de surveillance, les enfants seront placés comme à l’ordinaire sous la responsabilité des enseignants pendant le temps scolaire, ainsi que pendant la préparation et le déroulement du spectacle. Hors temps scolaire, les enfants seront sous la responsabilité de leurs parents.
Les ATSEM seront placées sous l’autorité du directeur d’école pendant le temps scolaire. En dehors du temps scolaire, il n’est pas possible de leur imposer un service.
La fête de l’école ou la kermesse peut être organisée par la coopérative scolaire OCCE.
Dans ce cas, elle reste sous la responsabilité de l 'association départementale, à contacter pour tout renseignement au sujet de l'événement organisé. L'assurance de la coopérative couvre les locaux que la mairie vous mets à disposition, ainsi que les personnes adhérentes, et bénévoles (ATSEM en dehors de leurs horaires, parents participant à l'organisation)
Le Conseil de coopérative peut solliciter et associer des parents bénévoles (élus ou pas au Conseil d’école) pour constituer l’équipe d’encadrement ou d’animation de la manifestation. Ils interviennent dans ce cas en qualité de collaborateurs de la coopérative scolaire, qui conserve l’organisation.
Les recettes perçues seront gérées par la coopérative scolaire OCCE, sous le visa de l’Association départementale OCCE, qui est seule habilitée juridiquement à acquérir et à posséder des biens dans l’école. Les biens acquis sur ces fonds seront la propriété de la coopérative scolaire OCCE et non de l’école.
En cas de co-organisation avec une association (association de parents d’élèves par ex.) il est important de bien déterminer la responsabilité de chaque structure, éventuellement d’en établir une convention de coopération ; si vous être dans ce cas, contactez votre association départementale OCCE.
Objet de la manifestation
Ces manifestations préparées avec et pour des élèves, visent des objectifs conformes à «l’objet» des coopératives scolaires, gardent un caractère culturel, sportif, social ou socio-éducatif, respectent les principes de neutralité, de laïcité, de non-discrimination et répondent à des obligations réglementaires en matière d’accueil de public.
Accueillant en particulier des enfants ou adolescents, elles ne sont a priori envisageables que dans un cadre ou espace exclusivement dédié, clos, aux accès protégés et contrôlés, pour un public ciblé et filtré (enfants, familles …) bénéficiant d’invitations personnelles (contrôle aux entrées). Conçue en référence à l’âge des élèves, la manifestation d’une coopérative scolaire n’a pas vocation à organiser des activités de type commercial ou un bal d’adultes. Ces manifestations, festives souvent, tissent du lien social autour des ambitions de l’Ecole et sont des moments privilégiés de coopération au sein de la communauté éducative.
Utilisation des locaux
Dans la mesure où la manifestation se déroule au sein de l’école, il convient d’avertir la municipalité et d’effectuer des démarches administratives :
- demander au maire l’autorisation d’occuper les locaux en dehors du temps scolaire ;
- l’informer de la date et des heures du début et de fin de la fête de l’école ou de la kermesse afin que la mairie assure le bon ordre et la sécurité du public. Le projet peut conduire le mandataire à solliciter de la commune des moyens particuliers pour la sécurisation du site (parfois sa nécessaire privatisation) et l’accueil du public.
- contractualiser les conditions de mise en oeuvre du projet.
Toute demande ou convention est à effectuer au nom de l'organisateur (par exemple coopérative scolaire de l'école ...)
L’article L. 212-15 du Code de l’Education précise les modalités pour l'utilisation des locaux scolaires.
Le Conseil de coop doit évaluer sa capacité à honorer les prescriptions de sécurité relatives à l’organisation de tels évènements réunissant parfois un très nombreux public (en particulier au regard des instructions du plan Vigipirate en vigueur).
Modèle de demande d'occupation des locaux
Modèle de convention d'occupation des locaux (Joindre l'attestation d'adhésion, à télécharger sur retkoop, onglet adhésion)
Autres démarches administratives (Buvette - SACEMet SPRE)
Buvette ou débit de boisson :
- Demander en mairie l'ouverture d'un débit de boisson temporaire. (Article L3334-2)
- Respecter l'article L3321-1, précisant les boissons autorisées, (groupe 1 et 3 pour un débit de boisson temporaire)
modèle de lettre (format pdf) - modèle de lettre (fomat modifiable)
Exemple de demande d'ouverture d'un débit de boisson (Se renseigner auprès de votre mairie pour les demande écrites à fournir)
Règlementation au sujet de la vente d'alcool à proximité des établissement scolaires : L3335-1
Vente d'aliments - Vente de gâteaux fabriqué à l'école ou par des bénévoles
- Guide vente de produits alimentaires sur Maif.fr ; Les conditions d’hygiène et de sécurité qui régissent ces opérations sont encadrées par différents règlements européens formant le «paquet hygiène », notamment le règlement (CE) n° 852/2004. Le paquet hygiène impose une démarche d’analyse des risques et de maîtrise des points critiques (HACCP), de manière à exclure les risques de contamination des aliments traités.
Trois questions doivent être examinées :
● l’hygiène des personnes,
● les locaux et le matériel utilisés,
● le traitement et la conservation des produits.
- Rappel des précautions à prendre pour les goûters à l'école et la préparation de gâteaux dans ce document (reprenant les points importants de la circulaire n°2002-004 DU 3-1-2002)
- Informations sur les allergènes
14 allergènes font l’objet d’une déclaration obligatoire dite ADO « Allergènes à Déclaration Obligatoire ». Ils sont notifiés par les industriels ou les professionnels lorsqu’ils sont utilisés dans leurs préparations : céréales contenant du gluten, lait, oeufs, noix, arachides, soja, poisson, crustacés, mollusques, céleri, lupin, sésame, moutarde et sulfites.
Proposition de document à destination des bénévoles pour la préparation de denrée alimentaires : format modifiable word - format pdf
SACEM
En dehors de ce cadre strict de l'utilisation des oeuvres à de sfins d'enseignement, toute diffusion de musique donne lieu à versement de droits d’auteur conformément aux lois régissant la propriété intellectuelle.
L’organisme chargé de la collecte de ces droits et de leur reversement aux auteurs, compositeurs, éditeurs est la SACEM. www.sacem.fr
La SPRE est l’organisme qui collecte la rémunération équitable destinée aux artistes-interprètes et aux producteurs phonographiques auprès de ceux qui diffusent de la musique
enregistrée (phonogrammes du commerce). Toute diffusion de musique enregistrée est donc redevable de la contribution SPRE.
C’est pour ce qui nous concerne la SACEM qui collecte les deux redevances et produit deux factures.
Voici un extrait des Règles générales d'autorisation et de tarification (en intégralité ici) s'appliquent aux diffusions musicales données dans les écoles maternelles et élémentaires
Les diffusions musicales, réalisées au moyen de tout appareil (CD, mp3, télévision…) et/ou avec le concours d’artistes-interprètes, peuvent être de natures diverses allant de la simple sonorisation de locaux, évènements ou activités, à des animations en musique telles que concerts, spectacles divers… Et notamment à l’occasion de manifestations festives (kermesse, goûter, spectacle de fin d’année…), étant entendu :
- que ces évènements doivent être à destination et/ou avec la participation des enfants (est par exemple exclu un repas dansant organisé par les parents d’élèves afin de récolter des fonds pour un voyage) ;
- que toutes les éventuelles recettes doivent être réalisées dans un cadre non lucratif et servir à la poursuite des activités de l'établissement,Lorsque les diffusions musicales sont données, dans le cadre des activités de la structure, dans des bâtiments mis à la disposition par la collectivité locale et adjacents aux établissements concernés (salle des fêtes, gymnase, foyer, bibliothèque…), ces diffusions sont incluses dans le présent barème. Lorsque les diffusions musicales sont données avec le concours d’artistes-interprètes, le budget artistique (*) correspondant ne peut être supérieur à 650 € par manifestation.
(*) Budget artistique : le budget artistique est constitué des salaires/cachets des personnels artistiques (y compris le personnel technico-artistique), toutes charges attenantes aux rémunérations citées précédemment, toute valorisation venant en contrepartie de la prestation artistique.
Trois possibilités pour s'affranchir des droits SACEM :
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l'offre un an de musique à l'école, (information : flyer SACEM)
Ce forfait est intéressant à partir de deux événements organisés dans l'année et est valable pour tous les événements dans l'enceinte de l'école.
Attention, ce forfait est valable pour une année civile.
Soyez également attentif à ne pas cocher la reconduite tacite afin d'éviter d'engager votre coopérative pour plus d'une année ou à avertir la SACEM tôt dans l'année pour signaler l'arrêt du renouvellement.
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La possibilité de déclarer une manifestation pour les "spectacles vivants"(chorale, danse), ou un peu plus pour les kermesses avec fond sonore (ici)
La SACEM a mis en place un forfait libératoire des droits d'auteurs payables avant une kermesse organisée par une coopérative scolaire ou un foyer coopératif.
L'OCCE, au niveau national, a signé un protocole d'accord avec la SACEM, qui ouvre droit à une réduction sur les redevances de droits d'auteurs en tant qu'association d'éducation populaire. Réduction de :
- 20 % dans le cas d'une déclaration au moins 15 jours avant la manifestation (possibilité de déclarer en ligne www.sacem.fr)
- 12.50 % pour le paiement de la redevance demandée dans les délais indiqués.
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Si cette manifestation est animée par une sonorisation musicale générale avec éventuellement la participation de groupes musicaux locaux ou d'enfants des écoles, le forfait s'applique. À noter : si vous souhaitez, au cours de la fête de l’école, organiser un bal ou un repas dansant, il est nécessaire de contacter votre délégation régionale afin d’obtenir une autorisation adaptée.
Un événement écoresponsable
Quelques point de vigilance
- Limiter le jetable (emballages et contenants)
- Gobelets réutilisables :
le conseil départemental prête des gobelets réutilisables : https://gestesdor.cotedor.fr/services/comment-emprunter-des-gobelets-lavables/
Une commande groupée pour équiper plusieurs écoles en gobelets OCCE est possible, contactez-nous si besoin.
- Privilégier les grandes bouteilles pour les boissons
- Possibilité de s'équiper en assiettes réutilisables (assiettes plastiques lavables/ achat dans une recyclerie/ chacun peut apporter son contenant en prévoyant un sac pour rapporter sa vaisselle sale...) - Vaisselle lavée au lave-vaisselle pour éviter une surconsommation d'eau dans le petit évier de l'école.
- Réduction des déchets en diminuant le plastique
Optimiser le tri sélectif - Lots : pour limiter les petits lots éphémères, contenus dans une pochette plastique... On peut par exemple proposer de récolter des points à chaque stand, qui seront échangeable avec un plus gros lot ...acheté ou donné (Chacun pourrait trouver un jouet qu'il n'utilise plus chez lui ...et en bon état.)
- Equipez-vous de jeux durables lorsqu'ils sont à renouveler. Contacter les écoles alentours pour le prêt de jeux en bois.
Impliquez les élèves et les parents dans cette réflexion !
Pour aller plus loin...et pourquoi pas demander le label E3D ?
article avec ressources sur le développement durable : https://www.education.gouv.fr/une-ecole-engagee-pour-le-developpement-durable-et-la-transition-ecologique-12017
Fond de caisse
Si vous avez besoin de demander un fond de caisse à la banque, il vaut mieux prévoir cela au moins 10 jours à l'avance.
Pour les coop étant au Crédit Mutuel Enseignant, faire la demande auprès de l'agence (crédit mutuel) où vous irez chercher le fond de caisse, et mettre le crédit mutuel enseignant en copie. (Vous pouvez nous l'envoyer et on fera suivre aux bons interlocuteurs.)
Pour la partie comptabilité, indiquer sur Retkoop, le fond de caisse en sortie de banque et entrée de caisse (sur la même ligne) ainsi, pas besoin de ventiler, car ce n'est pas une dépense... et penser à remplir un arrêté de caisse sur retkoop ou avec ce document (clic).