Office central de la Coopération à l'Ecole - Association Départementale OCCE21

Aides et documents utiles pour les mandataires

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  1. Les documents utiles pour la gestion de votre coopérative.
  2. Assurance - SACEM - SIRET
  3. Comptes au crédit mutuel (accès banque à distance et autres)

Les documents utiles pour la gestion de votre coopérative.

NB : Toutes les pièces comptables doivent être conservée 10 ans.

Documentation

Modèles de pièces justificatives pour la comptabilité de l'année

Inscrire un numéro en haut à droite de chacune et le reporter dans la colonne "PJ" du cahier de Retkoop. Il est également possible de les téléverser dans retkoop. (Très recommandé pour les achats de biens durables qui pourraient bénéficier d'une indemnisation de l'assurance)

  • Pièce comptable pour toutes les dépenses ou recettes (modèle à imprimer et agrafer à vos factures ou informations à recopier sur vos fatures ou feuille blanche sur laquelle la pièce sera collée.).
    Les pièces sont à organiser dans une classeur ou cahier, dans l'ordre des numéros de pièces.
    Certain·es utilisent 2 couleurs de feuilles pour différencier recettes et dépenses. Vous pouvez aussi utiliser des intercalaires : un pour les dépenses, une pour les recettes et un pour les relevés bancaires.
  • Pour les dépenses engagées par les collègues, 2 solutions :
    • les régies d'avance (pour les petites dépenses) : document servant de pièce justificative lorsque le mandataire remet à un enseignant un chèque de la coopérative que ce dernier encaisse sur son compte personnel
    • pour rembourser un·e collègue de plusieurs petites dépenses ou d'une dépenses associée à un projet précis : modèle à télécharger
    • justificatif de dépense exceptionnelle sans ticket (vide grenier)
  • Recettes :
    • Liste des recettes par chèques ou espèces : pièce comptable téléchargeable au format excel ou pdf (non obligatoire pour votre cahier de comptabilité, seul le bordereau de dépôt est obligatoire sur la pièce comptable, mais cela peut être utile si besoin de réaliser une réclamation à la banque)
    • Argent liquide - relevé d'espèce : pièce comptable au format excel ou pdf ; arrêté de caisse à remplir également sur retkoop
  • Dons à la coopérative , demande de reçu pour don, c'est l'OCCE 21 qui établit les reçus pour dons, nous envoyer les documents demandés dans le lien précédent.
  • Reçu à donner aux parents (par exemple demandé par des comités d'entreprise pour les voyages) tétécharger au format pdf - word

Le compte rendu fiancier : Il se fait automatiquement dans retkoop.

  1. Penser d'abord à clôre votre cahier de comptabilité.

  2. Dans l'onglet "Compte rendu", remplir le compte rendu d'activité, et enfin imprimer le CR financier qui est à archiver pendant 10 ans.

  3. Imprimer la page de quitus, à faire signer aux parents et collègues lors de la vérification des comptes.

  4. Enfin, télécharger (en pdf) sur retkoop la page de quitus, le relevé d'aout, et les justificatifs de subvention. (Inutile de doubler d'un email)

Nous sommes avertis automatiquement et vous recevrez un message dès que votre compte rendu sera validé.

Assurance (voir article dédié)

La SACEM (voir article dédié)

SIRET

L’association départementale OCCE de la Côte d'or, « personnalité morale », possède un numéro d’immatriculation Siren et Siret. Ces numéros prouvent son existence légale et la domiciliation de son siège.

Une coopérative scolaire affiliée à l’OCCE est désignée comme une « section locale » de l’OCCE 21. Chaque coopérative a un numéro de SIRET secondaire qui lui est propre.

Où trouver ce numéro de SIRET et l'avis de situation ? - A quoi peut-il vous servir ? Retrouvez toutes les informations dans ce document.

Coopératives ayant un compte au crédit mutuel

Quelques conseils pour éviter des frais bancaires, mais aussi pour faciliter la tâche des mandataires.

Pour collecter de l'argent des parents :

    1. Utiliser la plateforme Assoconnect pour réaliser vos collectes – service gratuit financé grâce aux pourboires. (On créé un formulaire en ligne, puis on donne le lien par une communication papier ou mail aux parents, qui peuvent alors payer par carte bancaire sur une plateforme sécurisée et pour finir on verse l'argent en un clic sur le compte de la coop'.)
    2. Supprimer les règlements par chèque et ne garder que deux possibilités : par carte bancaire ou en espèces. (Ne garder éventuellement les chèques que pour des sommes >15€)
    3. Encaisser des paiements par carte bancaire lors des événements ou pour collecter les dons de parents... deux solutions :
      • Le service "Tap to pay" de Assoconnect (voir la petite vidéo de présentation sur votre accès Assoconnect)
        Frais : 1,8% (ce ui représente par exemple 0,05€ pour une transaction de 3 €)
        Avantages :
        Plusieurs bénévoles peuvent se relayer avec leur smart phone
        Versement de la somme sur Assoconnect, puis virement en un clic de l’ensemble de la somme = 1 seule ligne correspondante sur retkoop et sur votre relevé de banque.

  • Le service monetico mobile proposé par le crédit mutuel :
    Paiement par l’intermédiaire d’un boitier relié à un smartphone.
    Toutes les informations dans ce document, frais : 1,6%, achat du boitier : 30 €
    Argent versé directement sur le compte de la coop donc autant de ligne sur le relevé que de paiements.

Pour déposer des espèces à la banque :

  1. Essayer de faire le minimum de dépôts en globalisant plusieurs collectes (si vous avez un endroit sécurisé pour stocker l’argent).
    Les frais sont de 6,25€ par dépôt, compter 2x 6,25€ (une fois pour les billets, et une fois pour les pièces).
  2. Vous pouvez vous rendre dans tous les automates « cash services » des agences CM ou BNP ou SG ou CIC. (Trouver le plus proche pour vous avec ce lien)
  • Plusieurs possibilités suivant l'automate, se renseigner à propos de l’équipement le plus proche pour vous.
    Nous pouvons vous fournir des pochettes de dépôt (1 kg ou 5 kg).
  • 2 possibilités pour les billets :